FTE

Čo je FTE (Full Time Equivalent - ekvivalent plného úväzku)?

FTE (Full Time Equivalent), v slovenčine známy ako ekvivalent plného úväzku, je štandardizovaná jednotka, ktorá vyjadruje pracovný čas prepočítaný na plný úväzok. Hodnota 1,0 FTE zodpovedá plnému pracovnému času, hodnota 0,5 FTE predstavuje približne polovičný úväzok a podobne.

V praxi sa používa na porovnanie a plánovanie pracovných kapacít bez ohľadu na to, koľko osôb prácu vykonáva. Pojem „headcount“ (počet osôb) sa líši: dve osoby na 0,5 FTE vytvoria spolu 1,0 FTE, no headcount zostáva 2.

Ako funguje FTE v praxi

Jednotka uľahčuje plánovanie rozpočtov, miezd a personálnych kapacít. Umožňuje prepočítať rôzne typy úväzkov na spoločný menovateľ, a tak férovo porovnávať tímy, útvary či projekty. Vyhľadávané spojenie „FTE skratka“ odkazuje práve na túto jednotku, ktorú HR a financie bežne používajú pri ročnom plánovaní.

Otázka „čo je FTE“ sa objavuje najmä pri alokácii ľudí na projekty, pri plánovaní nákladov a v mesačnom reportingu. Manažér tak vie, či má napríklad 3,5 FTE vývojárov a 1,0 FTE testerov, hoci ide o viacero čiastočných úväzkov.

Ako vypočítať FTE

Základom je určiť štandard plného úväzku v organizácii (napríklad 40 hodín týždenne alebo 8 hodín denne). Pre jednotlivca sa FTE počíta ako odpracované hodiny delené štandardom plného úväzku za rovnaké obdobie. Príklad: 20 hodín týždenne pri štandarde 40 hodín = 0,5 FTE.

Pre tím alebo projekt sa FTE sčíta naprieč osobami a obdobím. Pri ročných prepočtoch je potrebné jasne stanoviť, či sa do hodín rátajú sviatky, dovolenky a tréningy, aby boli výsledky porovnateľné.

• definovať menovateľ: interný štandard plného úväzku (týždeň/mesiac/rok)
• zozbierať hodiny: skutočné alebo plánované (rovnaké obdobie a pravidlá)
• prepočítať jednotlivcov: hodiny delené štandardom = individuálne FTE
• agregovať: sčítať FTE podľa tímu, roly, projektu alebo oddelenia
• reportovať: jednotná frekvencia a metodika, aby boli dáta porovnateľné

[tip praktickytip=true]Zjednotenie metodiky je kľúčové: definovať menovateľ (napr. 40 hodín týždenne), pravidlá započítania dovoleniek a nadčasov a rovnaké obdobie pre všetky tímy. V HR systéme (HRIS – informačný systém pre ľudské zdroje) alebo v nástroji na nábor (ATS – systém na sledovanie uchádzačov) je vhodné udržiavať pri každej pozícii aj plánované FTE. Pravidelné porovnanie plánovaných a skutočných FTE pomáha včas upraviť kapacity a rozpočty.[/tip]

Časté omyly pri práci s FTE

• rôzne menovatele: oddelenia používajú iný štandard (napr. 37,5 vs. 40 hodín), výsledky sú neporovnateľné
• zámena s headcountom: počet ľudí nerovná sa počet FTE
• nekonzistentné započítanie voľna: nejasné pravidlá pre sviatky, dovolenky či školenia
• nezahrnuté alebo prehnane započítané nadčasy: skreslenie kapacít pri plánovaní
• nejasný status externistov: konzistentné pravidlá pre dodávateľov a kontraktorov
• zaokrúhľovanie: príliš skoré zaokrúhľovanie mení výsledok vo väčších agregáciách

FTE v IT projektoch

V agilných tímoch pomáha FTE plánovať kapacitu na šprinty a odhadovať rýchlosť dodávky. Produktový tím tak môže kombinovať napríklad 2,5 FTE vývojárov, 0,5 FTE analytika a 0,5 FTE testera, a presne vyčísliť náklady aj dostupnosť.

Pri portfóliovom riadení sa pomocou FTE vyvažuje dopyt medzi projektmi a BAU (bežnou prevádzkou). Transparentné alokácie bránia „preplneniu“ tímov a znižujú riziko sklzov v dodávke.